Merkwaardig genoeg kom je nu – anno 2020 – op sommige plekken nog steeds een fax tegen bij organisaties die er met het zogenaamde ‘confirmation report’ zeker van willen zijn dat hun bericht bij de ontvanger is aangekomen. Uit deze – gelukkig nog weinig voorkomende – methode komt wel het belang van een ontvangstbevestiging naar voren. Sommigen denken dat ook te kunnen bereiken met het vragen van een ontvangstbevestiging en/of een leesbevestiging van een normale email. 

Nu is de normale email eigenlijk een onveilige vorm van communicatie. Het kan namelijk betrekkelijk eenvoudig worden onderschept en/of worden vervalst. Als een email onbeveiligd wordt verzonden, ligt de bewijslast bij conflicten bij de verzender. Hij of zij moet dan de integriteit en authenticiteit van de inhoud bewijzen, wat vaak een lastig probleem is en waarbij de beoogde ontvanger in het voordeel is.

Het gaat er dus om een snel en betrouwbaar systeem te vinden waarbij in het mailverkeer expliciet wordt vastgelegd ‘wie met wie over wat en op welk tijdstip’ heeft gecommuniceerd. Zo kan altijd worden aangetoond dat de betreffende mail is aangekomen bij de juiste ontvanger, dat wil zeggen degene die zeggenschap heeft over de inbox van de mailontvanger

Zo’n dienst is Aangetekend Mailen, waarbij de emails rechtsgeldig en beveiligd verzonden worden. Alle stappen in het verzendproces worden nauwgezet vastgelegd, zodat de verzender altijd kan aantonen dat een mail is aangeboden bij de ontvanger. Ook als laatstgenoemde na het versturen van een notificatiemail expliciet weigert of eventueel ‘vergeet’ om de mail in ontvangst te nemen, wordt dat vastgelegd. En voor degenen die ook zeker willen weten dat de ontvanger ook echt de enig juiste persoon is, is er sinds kort de Aangetekend Mailen Plus-variant waarbij de identiteit van de ontvanger wordt vastgelegd alvorens de mail wordt verstuurd.